Wofür steht die Abkürzung ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat das Format mit Unterstützung des Bundeswirtschaftsministeriums entwickelt und pflegt es bis heute; Version 1.0 erschien am 25. Juni 2014.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht?

Ja, wenn Version und Profil passen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Der strukturierte XML-Teil muss dabei alle Pflichtangaben enthalten.

Wie erkenne ich, ob eine PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?

Öffnen Sie im PDF-Reader den Anhang-Bereich (in Adobe Acrobat das Büroklammer-Symbol). Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält dort eine XML-Datei, in aktuellen Versionen factur-x.xml. Zusätzlich nennen die XMP-Metadaten der PDF Version und Profil. Sicherheit gibt erst eine Validierung gegen Schema und Geschäftsregeln.

Was kostet die Nutzung von ZUGFeRD?

Der Standard selbst ist kostenfrei. Spezifikation, Schemata, Codelisten und Musterrechnungen stellt FeRD zum Download bereit, ohne Lizenzgebühren. Kosten entstehen nur für die Software, die ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt oder verarbeitet.

Wer hat ZUGFeRD entwickelt und wer pflegt es?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ein Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen unter dem Dach der AWV e. V. Seit Version 2.0 entwickelt FeRD den Standard gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE weiter; das Ergebnis heißt in Frankreich Factur-X.

Was ist ZUGFeRD? Aufbau, Profile & Versionen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede andere PDF-Rechnung. Genau das ist ihr Trick: Im Anhang der Datei steckt dieselbe Rechnung noch einmal als strukturiertes XML, das Software ohne Texterkennung auslesen und verbuchen kann. Wer nur die PDF sieht, übersieht den Teil, auf den es bei der E-Rechnungspflicht ankommt.

Stand: September 2026. Das aktuelle FeRD-Paket ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026 auf Basis des Releases ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09. Dieser Beitrag ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Der Kern in einem Satz

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Menschen lesen die PDF, Programme lesen das XML. Beide Teile beschreiben dieselbe Rechnung; bei Abweichungen ist laut Bundesfinanzministerium der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Das Format ist kostenfrei, branchenübergreifend und erfüllt ab Version 2.0.1 in den passenden Profilen die E-Rechnungspflicht.

Wofür steht ZUGFeRD?

Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist ein Zusammenschluss von Verbänden, Ministerien und Unternehmen unter dem Dach der AWV e. V. Es hat den Standard mit Unterstützung des Bundeswirtschaftsministeriums erarbeitet und am 25. Juni 2014 als Version 1.0 veröffentlicht.

Drei Eigenschaften prägen das Format seit dem ersten Tag:

Kostenfrei: Spezifikation, XML-Schemata, Codelisten und Musterrechnungen stehen ohne Lizenzgebühr bei FeRD zum Download.
Branchenübergreifend: ZUGFeRD ist nicht auf eine Industrie oder ein ERP-System zugeschnitten.
Normbasiert: Seit Version 2.0 setzt ZUGFeRD die europäische Norm EN 16931 um, die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung hervorgegangen ist.

Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist

Technisch ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF/A-3-Datei (ISO 19005-3). Dieses Archivformat erlaubt es, weitere Dateien in die PDF einzubetten. Genau diese Eigenschaft nutzt ZUGFeRD: Die PDF enthält als Anhang eine XML-Datei mit sämtlichen Rechnungsdaten. In aktuellen Versionen heißt sie factur-x.xml; in ZUGFeRD 1.0 hieß sie noch ZUGFeRD-invoice.xml.

Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF, die dieselbe Rechnung zusätzlich als XML-Anhang transportiert.

Das eingebettete XML folgt dem UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice (CII). Seit ZUGFeRD 2.5 basiert es auf der Schemaversion D22B und bleibt laut FeRD zur älteren D16B abwärtskompatibel. Die XMP-Metadaten der PDF nennen zusätzlich Version und Profil, damit Software die Datei einordnen kann, bevor sie das XML öffnet.

Ein Beispiel macht den Unterschied zur einfachen PDF greifbar. Eine Rechnung über 1.190,00 Euro brutto zeigt in der PDF eine Tabelle mit Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Im XML stehen dieselben Werte als eigene Felder:

<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
  <ram:LineTotalAmount>1000.00</ram:LineTotalAmount>
  <ram:TaxBasisTotalAmount>1000.00</ram:TaxBasisTotalAmount>
  <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">190.00</ram:TaxTotalAmount>
  <ram:GrandTotalAmount>1190.00</ram:GrandTotalAmount>
  <ram:DuePayableAmount>1190.00</ram:DuePayableAmount>
</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>

Ein Rechnungseingang muss diese Beträge nicht mehr aus dem Layout herauslesen. Er prüft sie direkt: Stimmt 1.000,00 plus 190,00 mit 1.190,00 überein, passt der Steuersatz von 19 Prozent, ist der Rechnungstyp (TypeCode 380 für Handelsrechnung, 381 für Gutschrift) plausibel?

Die fünf Profile im Überblick

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Sie legen fest, wie viele Rechnungsangaben strukturiert im XML stehen. Das aktuelle Release umfasst fünf Profile:

MINIMUM: nur Eckdaten wie Beträge und Rechnungsnummer. Buchungshilfe, keine gesetzliche E-Rechnung.
BASIC WL: Kopf- und Summendaten ohne Rechnungspositionen. Ebenfalls keine gesetzliche E-Rechnung.
BASIC: strukturierte Standardrechnung einschließlich Positionen.
EN 16931: der vollständige Kern-Datensatz der europäischen Norm, früher COMFORT genannt.
EXTENDED: EN-16931-Kern plus Erweiterungen für komplexere Geschäftsfälle.

Je weiter rechts das Profil, desto mehr Angaben stehen strukturiert im XML. Nur die unteren drei kommen für die E-Rechnungspflicht in Betracht.

Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Formatanforderungen, ausgenommen MINIMUM und BASIC WL. Welches Profil für einen konkreten Prozess sinnvoll ist und wie sich die Profile im Detail unterscheiden, zeigt der Ratgeber ZUGFeRD-Versionen und Profile im Vergleich.

Versionen: von 1.0 bis 2.5

Version und Profil sind zwei verschiedene Ebenen. Die Version bezeichnet den Stand von Spezifikation, Schemata, Geschäftsregeln und Codelisten. Das Profil beschreibt den Datenumfang innerhalb dieser Version. Eine Rechnung ist also zum Beispiel „ZUGFeRD 2.5 im Profil EN 16931“.

Für neue Prozesse zählt das aktuelle Release; für den Empfang zählt, welche Versionen Ihre Software tatsächlich verarbeiten kann.

Die wichtigsten Stationen:

ZUGFeRD 1.0 (25. Juni 2014): erste Hauptversion, noch vor der Norm EN 16931. Für neue E-Rechnungsprozesse nicht mehr geeignet.
ZUGFeRD 2.0 und 2.0.1 (2019): Umstellung auf EN 16931 und gemeinsame technische Basis mit Factur-X. Ab 2.0.1 nennt das BMF das Format als grundsätzlich geeignet.
ZUGFeRD 2.1 und 2.1.1 (2020): unter anderem ein Referenzprofil XRECHNUNG für deutsche Verwaltungsanforderungen, das in späteren Releases wieder entfallen ist.
ZUGFeRD 2.2 und 2.3: Weiterentwicklung mit aktualisierten Geschäftsregeln und Codelisten; viele Systeme im Feld arbeiten noch mit diesen Ständen.
ZUGFeRD 2.5 (10. Juni 2026): technisch identisch mit Factur-X 1.09, basiert auf CII D22B und soll laut FeRD seit dem 1. Juli 2026 verwendet werden. Das aktuelle Download-Paket trägt die Nummer 2.5.2.

Was ein Versionswechsel für Validierung, Archivierung und Empfangsmatrix bedeutet, beschreibt der Ratgeber zu den ZUGFeRD-Versionen.

ZUGFeRD und Factur-X

Factur-X ist die französische Bezeichnung desselben Standards. FeRD und das französische Forum FNFE-MPE entwickeln das Format seit Version 2.0 gemeinsam; ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09 sind technisch identisch und verwenden dieselben fünf Profile. Die unterschiedlichen Versionsnummern sind kein Hinweis auf inkompatible Dateien. Wie sich das hybride Format vom reinen XML der XRechnung unterscheidet, erklärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.

Woran Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erkennen

Optisch unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht von einer normalen PDF. Vier Prüfungen bringen Klarheit, in aufsteigender Verlässlichkeit:

Anhang-Bereich öffnen. In Adobe Acrobat und den meisten Readern zeigt ein Büroklammer-Symbol die eingebetteten Dateien. Steht dort factur-x.xml (oder bei alten Rechnungen ZUGFeRD-invoice.xml), handelt es sich sehr wahrscheinlich um ZUGFeRD.
Dokumenteigenschaften prüfen. Eine ZUGFeRD-Datei ist als PDF/A-3 gekennzeichnet. Eine PDF/A-1 oder eine gewöhnliche PDF kann keine gültige ZUGFeRD-Rechnung sein.
XMP-Metadaten lesen. Die PDF enthält Metadaten mit Version (fx:Version) und Profil (fx:ConformanceLevel). Software nutzt sie, um vor dem Parsen zu wissen, welche Regeln gelten.
Validieren. Erst eine Prüfung gegen Schema, Profil und Geschäftsregeln bestätigt, dass die Datei tatsächlich konform ist. FeRD verweist auf Prüfwerkzeuge; verbreitet ist außerdem der Open-Source-Validator des Mustang-Projekts.

Eine PDF mit irgendeinem XML im Anhang ist noch keine ZUGFeRD-Rechnung. Und eine formal gültige ZUGFeRD-Datei kann trotzdem Pflichtangaben vermissen. Deshalb gehören Erkennung und Validierung im Rechnungseingang zusammen.

Wer nutzt ZUGFeRD, und wann ist es die richtige Wahl?

ZUGFeRD ist im deutschen und französischen B2B-Geschäft verbreitet, weil der Empfänger die gewohnte PDF-Ansicht behält und trotzdem strukturierte Daten bekommt. Gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme können ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen und lesen. Verpflichtend ist das Format nicht: Die E-Rechnungspflicht schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern verlangt die Norm EN 16931.

Drei Faustregeln für die Wahl:

Empfänger ist ein Unternehmen und möchte eine lesbare PDF: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist die robuste Standardwahl.
Empfänger ist eine Behörde: Öffentliche Auftraggeber schreiben meist XRechnung vor. Prüfen Sie die Vorgaben des Empfängers.
Zustellung über ein Netzwerk gefordert: Format und Übertragungsweg sind getrennte Fragen. Ob und wie ZUGFeRD mit dem Peppol-Netzwerk zusammenspielt, erklärt Peppol vs. ZUGFeRD.

Fünf Missverständnisse über ZUGFeRD

„Eine PDF mit XML-Anhang ist automatisch eine E-Rechnung.“ Nur, wenn Profil und Version passen und alle Pflichtangaben im XML stehen. MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
„Die sichtbare PDF ist maßgeblich.“ Nein. Weichen PDF und XML voneinander ab, ist laut BMF der strukturierte Teil führend.
„ZUGFeRD braucht eine Cloud.“ Der Standard schreibt kein Betriebsmodell vor. Wie die lokale Verarbeitung funktioniert, zeigt ZUGFeRD ohne Cloud.
„Version und Profil sind dasselbe.“ Die Version legt die Regeln fest, das Profil den Datenumfang. Beides muss zur Datei passen.
„ZUGFeRD 1.0 reicht noch aus.“ Für die E-Rechnungspflicht nennt das BMF Versionen ab 2.0.1. Neue Prozesse sollten das aktuelle Release verwenden.

ZUGFeRD im Rechnungseingang verarbeiten

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Für die Verarbeitung braucht es einen Prozess, der aus der Datei eine geprüfte Buchung macht:

Datei sicher annehmen und Dubletten erkennen.
Das eingebettete XML extrahieren und Version sowie Profil bestimmen.
Gegen Schema und Geschäftsregeln validieren, Beträge und Pflichtangaben prüfen.
Kontieren, freigeben und an das ERP übergeben.
Das Original einschließlich XML unversehrt archivieren.

Wie SALinvoice ZUGFeRD, XRechnung, PDF und Scan in denselben Prüf- und Freigabeprozess bringt, zeigt die Seite Rechnungsformate verarbeiten.

Offizielle Quellen

FeRD – ZUGFeRD / Factur-X: Definition, Träger und Einordnung des Standards.
FeRD – ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09: aktuelles Release, CII D22B, Empfehlung ab 1. Juli 2026, Paketinhalt.
Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung: Eignung ab Version 2.0.1, Ausschluss von MINIMUM und BASIC WL, Vorrang des strukturierten Teils.
E-Rechnung in der Bundesverwaltung – FAQ: Einordnung von ZUGFeRD als branchenübergreifendes Hybridformat.
Richtlinie 2014/55/EU: europäische Grundlage der Norm EN 16931.