Die elektronische Rechnung ist in Deutschland keine Kür mehr, sondern Pflicht. Wer im B2B-Bereich tätig ist, kommt an ihr nicht mehr vorbei. Dieser Leitfaden erklärt, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welche Fristen bis 2028 gelten und worauf es beim Empfang und der Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ankommt.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine digitale Rechnung. Eine als PDF verschickte Rechnung ist zwar elektronisch, aber kein strukturierter Datensatz – ein Mensch muss sie lesen. Eine echte E-Rechnung dagegen liegt in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format vor, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Der Unterschied ist entscheidend: Strukturierte Daten lassen sich automatisch auslesen, prüfen und verbuchen – ohne dass jemand Beträge, Steuersätze oder Lieferantendaten abtippt. Gesetzlich definiert ist die E-Rechnung in § 14 UStG: eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Betroffen sind also Rechnungen, bei denen sowohl der leistende als auch der empfangende Unternehmer in Deutschland ansässig sind.
Die B2B-Regel greift, wenn Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind. Nicht unter diese Pflicht fallen insbesondere Rechnungen an Endverbraucher. Weitere Ausnahmen betreffen die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
- Leistungen von Kleinunternehmern,
- viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.
Wichtig ist die Trennung vom Empfang: Das BMF sieht für inländische Unternehmen grundsätzlich keine Ausnahme von der Empfangsfähigkeit vor. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, obwohl sie von der Ausstellung ausgenommen sein können.
Die Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber unterscheidet klar zwischen Empfangen und Versenden. Das ist die wichtigste Unterscheidung überhaupt:
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung im inländischen B2B |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht als technischer Mindestweg. | Die E-Rechnung ist der gesetzliche Regelfall, gleichzeitig gelten Übergangsregeln. |
| bis 31.12.2026 | Unverändert. | Alle Aussteller dürfen noch sonstige Rechnungen verwenden; elektronische sonstige Formate wie PDF benötigen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Unverändert. | Die allgemeine Übergangsfrist ist beendet. Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen sie noch bis Jahresende nutzen; auch bestimmte EDI-Verfahren bleiben bis dahin übergangsweise möglich. |
| ab 1.1.2028 | Unverändert. | Die allgemeinen Übergangsfristen sind beendet. Soweit keine gesetzliche Ausnahme greift, ist im inländischen B2B eine E-Rechnung auszustellen. |
Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze genau?
Die Grenze betrifft den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, nicht den Empfänger und nicht den einzelnen Rechnungsbetrag. Ein Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz darf 2027 noch eine sonstige Rechnung nutzen. Oberhalb der Grenze endet diese Möglichkeit bereits mit Ablauf 2026. Für die Empfangsfähigkeit gilt die Schwelle nicht.
Der praktisch wichtigste Punkt: Die Empfangsfähigkeit gilt bereits. Die Übergangsfristen verschieben nur, wann Aussteller zwingend eine E-Rechnung verwenden müssen. Ein Lieferant darf Ihnen schon heute ohne vorherige Zustimmung eine zulässige E-Rechnung schicken.
XRechnung, ZUGFeRD & Factur-X: die zulässigen Formate
Damit eine Rechnung die Pflicht erfüllt, muss sie der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate etabliert:
- XRechnung – ein reines XML-Format. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten, keine sichtbare Rechnungsansicht.
- ZUGFeRD / Factur-X – ein hybrides Format: eine PDF-Datei für das menschliche Auge mit einem eingebetteten XML für die Maschine.
Welches Format wann sinnvoll ist und wie sich beide unterscheiden, erklärt unser Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD. Einen Überblick über alle Formate, die im Rechnungseingang auflaufen, finden Sie auf der Seite Rechnungsformate.
E-Rechnungen empfangen – was Unternehmen jetzt brauchen
Die gute Nachricht: Für den reinen Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Mehr verlangt der Gesetzgeber für den Mindeststandard nicht.
Die weniger gute Nachricht: Eine E-Mail mit einer XML-Datei im Anhang ist noch keine verarbeitete Rechnung. Damit aus dem strukturierten Datensatz eine geprüfte, kontierte und gebuchte Rechnung wird, braucht es einen Prozess dahinter:
- Eingang zentral erfassen (E-Mail, Upload, DMS),
- Daten auslesen – das eingebettete oder beigefügte XML extrahieren,
- prüfen – Pflichtangaben, Beträge und Steuersätze validieren,
- kontieren – das richtige Konto zuordnen,
- freigeben und buchen – nachvollziehbar und revisionssicher.
Umsetzungscheckliste für den Rechnungsempfang
Mit dieser Reihenfolge wird aus der formalen Empfangsfähigkeit ein belastbarer Prozess:
- Eingangskanäle festlegen: zentrale E-Mail-Adresse, Portal, Schnittstelle oder PEPPOL definieren und Lieferanten informieren.
- Formatabdeckung prüfen: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und weiterhin eintreffende PDF- oder Scanbelege müssen erkannt und getrennt behandelt werden.
- XML validieren: Syntax, Geschäftsregeln und Pflichtangaben prüfen; die Validierung ist operativ sinnvoll, auch wenn sie nicht allein über die steuerliche Anerkennung entscheidet.
- Lesbare Ansicht bereitstellen: XRechnung benötigt eine Visualisierung; bei ZUGFeRD ist im Konfliktfall der strukturierte Rechnungsteil führend.
- Freigabe und Kontierung anbinden: Zuständigkeiten, Betragsgrenzen, Vertretungen und die Übergabe an das ERP definieren.
- Original aufbewahren: den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form archivieren und den betrieblichen GoBD-Prozess dokumentieren.
- Ausnahmen testen: Kleinbeträge oder Lieferantenstatus nicht pauschal annehmen, sondern nachvollziehbar im konkreten Vorgang prüfen.
E-Rechnungen verarbeiten und buchen
Genau hier setzt SALinvoice an. Eingehende Rechnungen – ob XRechnung, ZUGFeRD oder klassisches PDF – landen in einem Prozess. Wie sich die Formate technisch unterscheiden, zeigt der Vergleich XRechnung versus ZUGFeRD. Die Daten werden ausgelesen, geprüft und mit einem Kontierungsvorschlag versehen.
- Wie die automatische Kontierung nach SKR03/SKR04 funktioniert, lesen Sie unter KI-Kontierung.
- Wie die geprüften Rechnungen direkt in Ihr ERP übergeben werden, zeigt die Seite Eingangsrechnungen für Business Central.
Der Vorteil eines durchgängigen Prozesses: Sie erfüllen nicht nur die Empfangspflicht, sondern reduzieren gleichzeitig die manuelle Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung – ein Hebel, der angesichts des Fachkräftemangels in der Buchhaltung zunehmend zählt.
GoBD: Rechnungen richtig aufbewahren
E-Rechnungen unterliegen wie alle Belege Aufbewahrungspflichten. Umsatzsteuerlich ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren; ein Ausdruck ersetzt das XML nicht. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit acht Jahre. Für den gesamten Buchführungs- und Archivierungsprozess sind zusätzlich die GoBD und weitere betriebliche Pflichten zu berücksichtigen.
Offizielle Quellen & Rechtsgrundlagen
Die maßgeblichen Informationen kommen direkt von den zuständigen staatlichen Stellen und den offiziellen Standard-Trägern:
- Bundesfinanzministerium (BMF) – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung: die offiziellen Fragen und Antworten des BMF zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen: die gesetzliche Definition der E-Rechnung (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz).
- XRechnung – KoSIT / XStandards Einkauf: der offizielle Standard, betrieben von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats.
- ZUGFeRD / Factur-X – Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Spezifikation und Profile des hybriden PDF-/XML-Formats.
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: das Portal des Bundes (Beschaffungsamt des BMI) für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein dauerhafter Prozess. Der erste, bereits überfällige Schritt ist die Empfangsfähigkeit. Der zweite, deutlich wertvollere Schritt ist die automatisierte Verarbeitung – denn sie macht aus einer gesetzlichen Pflicht einen echten Effizienzgewinn.
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