Die elektronische Rechnung ist in Deutschland keine Kür mehr, sondern Pflicht. Wer im B2B-Bereich tätig ist, kommt an ihr nicht mehr vorbei. Dieser Leitfaden erklärt, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welche Fristen bis 2028 gelten und worauf es beim Empfang und der Verarbeitung eingehender E-Rechnungen ankommt.
Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine digitale Rechnung. Eine als PDF verschickte Rechnung ist zwar elektronisch, aber kein strukturierter Datensatz – ein Mensch muss sie lesen. Eine echte E-Rechnung dagegen liegt in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format vor, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Der Unterschied ist entscheidend: Strukturierte Daten lassen sich automatisch auslesen, prüfen und verbuchen – ohne dass jemand Beträge, Steuersätze oder Lieferantendaten abtippt. Gesetzlich definiert ist die E-Rechnung in § 14 UStG: eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Betroffen sind also Rechnungen, bei denen sowohl der leistende als auch der empfangende Unternehmer in Deutschland ansässig sind.
Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
- bestimmte steuerfreie Leistungen und Fahrausweise.
Die Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber unterscheidet klar zwischen Empfangen und Versenden. Das ist die wichtigste Unterscheidung überhaupt:
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist für den Versand: Papier- und PDF-Rechnungen sind weiterhin erlaubt. |
| 1.1.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B. |
| 1.1.2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen. |
Der praktisch wichtigste Punkt: Die Empfangspflicht greift bereits. Wer heute keine E-Rechnung verarbeiten kann, ist nicht mehr auf der sicheren Seite – ein Lieferant darf seit 2025 ohne Ihre Zustimmung E-Rechnungen schicken.
XRechnung, ZUGFeRD & Factur-X: die zulässigen Formate
Damit eine Rechnung die Pflicht erfüllt, muss sie der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate etabliert:
- XRechnung – ein reines XML-Format. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten, keine sichtbare Rechnungsansicht.
- ZUGFeRD / Factur-X – ein hybrides Format: eine PDF-Datei für das menschliche Auge mit einem eingebetteten XML für die Maschine.
Welches Format wann sinnvoll ist und wie sich beide unterscheiden, erklärt unser Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD. Einen Überblick über alle Formate, die im Rechnungseingang auflaufen, finden Sie auf der Seite Rechnungsformate.
E-Rechnungen empfangen – was Unternehmen jetzt brauchen
Die gute Nachricht: Für den reinen Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Mehr verlangt der Gesetzgeber für den Mindeststandard nicht.
Die weniger gute Nachricht: Eine E-Mail mit einer XML-Datei im Anhang ist noch keine verarbeitete Rechnung. Damit aus dem strukturierten Datensatz eine geprüfte, kontierte und gebuchte Rechnung wird, braucht es einen Prozess dahinter:
- Eingang zentral erfassen (E-Mail, Upload, DMS),
- Daten auslesen – das eingebettete oder beigefügte XML extrahieren,
- prüfen – Pflichtangaben, Beträge und Steuersätze validieren,
- kontieren – das richtige Konto zuordnen,
- freigeben und buchen – nachvollziehbar und revisionssicher.
E-Rechnungen verarbeiten und buchen
Genau hier setzt SALinvoice an. Eingehende Rechnungen – ob XRechnung, ZUGFeRD oder klassisches PDF – landen in einem Prozess. Die Daten werden ausgelesen, geprüft und mit einem Kontierungsvorschlag versehen.
- Wie die automatische Kontierung nach SKR03/SKR04 funktioniert, lesen Sie unter KI-Kontierung.
- Wie die geprüften Rechnungen direkt in Ihr ERP übergeben werden, zeigt die Seite Eingangsrechnungen für Business Central.
Der Vorteil eines durchgängigen Prozesses: Sie erfüllen nicht nur die Empfangspflicht, sondern reduzieren gleichzeitig die manuelle Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung – ein Hebel, der angesichts des Fachkräftemangels in der Buchhaltung zunehmend zählt.
GoBD: Rechnungen richtig aufbewahren
E-Rechnungen unterliegen wie alle Belege den GoBD. Das strukturierte Original (das XML) muss unveränderbar und revisionssicher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert werden – ein reiner Ausdruck genügt nicht. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Lösung das Originalformat archiviert und jederzeit auffindbar hält.
Offizielle Quellen & Rechtsgrundlagen
Die maßgeblichen Informationen kommen direkt von den zuständigen staatlichen Stellen und den offiziellen Standard-Trägern:
- Bundesfinanzministerium (BMF) – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung: die offiziellen Fragen und Antworten des BMF zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen: die gesetzliche Definition der E-Rechnung (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz).
- XRechnung – KoSIT / XStandards Einkauf: der offizielle Standard, betrieben von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats.
- ZUGFeRD / Factur-X – Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Spezifikation und Profile des hybriden PDF-/XML-Formats.
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: das Portal des Bundes (Beschaffungsamt des BMI) für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein dauerhafter Prozess. Der erste, bereits überfällige Schritt ist die Empfangsfähigkeit. Der zweite, deutlich wertvollere Schritt ist die automatisierte Verarbeitung – denn sie macht aus einer gesetzlichen Pflicht einen echten Effizienzgewinn.
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