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XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschied erklärt

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht – aber sie funktionieren grundverschieden. Hier der Unterschied in unter fünf Minuten.

Salini Team
4 Min. Lesezeit

XRechnung und ZUGFeRD tauchen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht ständig gemeinsam auf – als wären sie dasselbe. Sind sie aber nicht. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, doch technisch sind sie sehr unterschiedlich aufgebaut.

Der Kern in einem Satz

XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML. Alles andere folgt aus diesem einen Unterschied.

XRechnung: reine Daten

Eine XRechnung ist eine XML-Datei – ein strukturierter Datensatz ohne visuelle Aufbereitung. Öffnet man sie ohne passendes Programm, sieht man nur Code, keine klassische Rechnung.

  • Vorteil: maximal maschinenlesbar, eindeutig, schlank.
  • Nachteil: ohne Viewer für Menschen kaum zu lesen.
  • Typischer Einsatz: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, bei denen XRechnung vorgeschrieben ist.

ZUGFeRD / Factur-X: das Beste aus beiden Welten

ZUGFeRD (in der deutsch-französischen Variante Factur-X) ist ein hybrides Format: Eine ganz normale PDF-Datei trägt die strukturierten Rechnungsdaten als eingebettetes XML in sich.

  • Vorteil: Menschen sehen die gewohnte PDF-Ansicht, Maschinen lesen das XML.
  • Nachteil: etwas größer; bei maschineller Verarbeitung muss das XML aus der PDF extrahiert werden.
  • Typischer Einsatz: B2B-Rechnungen, bei denen die sichtbare Ansicht den Umstieg erleichtert.

So ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut

Technisch ist eine ZUGFeRD-Datei eine PDF/A-3-Datei, also ein Archivformat, das das Einbetten weiterer Dateien erlaubt. Genau das nutzt ZUGFeRD: In der PDF steckt eine XML-Datei mit sämtlichen Rechnungsdaten, in aktuellen Versionen heißt sie factur-x.xml.

rechnung-2026-0815.pdf     ← sichtbare Rechnung (PDF/A-3)
└─ factur-x.xml            ← eingebettete Rechnungsdaten als XML

Das XML folgt dem UN/CEFACT-Standard „Cross Industry Invoice”. Ein stark vereinfachter Ausschnitt sieht so aus:

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>RE-2026-0815</ram:ID>      <!-- Rechnungsnummer -->
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>   <!-- 380 = Handelsrechnung -->
  <ram:IssueDateTime>
    <udt:DateTimeString format="102">20260706</udt:DateTimeString>
  </ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>

Für den Alltag heißt das: Sie können eine ZUGFeRD-Rechnung in jedem PDF-Reader öffnen und lesen. Software greift stattdessen direkt auf das eingebettete XML zu, ohne Texterkennung und ohne Interpretationsspielraum.

Profil und Version: die zweite Ebene bei ZUGFeRD

Bei ZUGFeRD entscheidet nicht nur das Format, sondern auch das Profil darüber, ob eine Datei als E-Rechnung zählt. Das Profil legt fest, wie viele Rechnungsdaten im XML stecken. Für die E-Rechnungspflicht reichen BASIC, EN 16931 und EXTENDED; MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung. Außerdem gilt ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 als geeignet. Factur-X ist dabei kein eigenes Format, sondern die französische Bezeichnung desselben Standards.

Welche Profile zugelassen sind, was ZUGFeRD 1.0 von 2.0 unterscheidet und welche Version Sie heute wählen sollten, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD-Versionen und Profile im Vergleich.

Gegenüberstellung

Entscheidungskriterium XRechnung ZUGFeRD / Factur-X
Aufbau reines XML PDF + eingebettetes XML
Für Menschen lesbar nur mit Viewer ja (PDF-Ansicht)
XML-Syntax UBL oder UN/CEFACT CII UN/CEFACT CII
Norm EN 16931 ja, als deutsche CIUS je nach Profil; BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen
Typischer Transport Portal, E-Mail, Schnittstelle oder PEPPOL E-Mail, Portal oder Schnittstelle; PEPPOL ist ein separater Übertragungsweg
Häufige Stärke eindeutige maschinelle Verarbeitung, B2G-Anforderungen sichtbare PDF und strukturierte Daten in einer Datei
Typische Wahl wenn der Empfänger XRechnung fordert wenn B2B-Partner PDF-Sicht und XML gemeinsam benötigen

Wer entscheidet, welches Format Sie bekommen?

Im inländischen B2B-Verkehr entscheidet grundsätzlich der Rechnungssteller. Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, also XRechnung ebenso wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem geeigneten Profil. Andere strukturierte Formate, etwa klassisches EDI, sind nur zulässig, wenn beide Seiten sie vereinbaren.

Für Sie als Empfänger heißt das: Sie können sich das Format nicht aussuchen und sollten beide verarbeiten können. Anders ist es bei öffentlichen Auftraggebern. Dort gelten die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers, und in der Praxis wird meist eine XRechnung mit Leitweg-ID über ein Rechnungsportal erwartet.

Welche Lösung passt zu welchem Fall?

Ausgangslage Sinnvolle Entscheidung
Öffentlicher Auftraggeber fordert XRechnung und Leitweg-ID XRechnung nach der aktuell geforderten KoSIT-Version und dem vorgegebenen Übertragungsweg
B2B-Empfänger möchte eine lesbare PDF und maschinenlesbare Daten ZUGFeRD im geeigneten rechtskonformen Profil
Internationaler Partner verlangt Zustellung über ein Netzwerk Format- und Transportanforderung getrennt prüfen; PEPPOL ist nicht dasselbe wie ZUGFeRD
Rechnungsdaten dürfen die eigene Infrastruktur nicht verlassen ZUGFeRD lässt sich lokal verarbeiten; Architektur und Validierung beschreibt ZUGFeRD ohne Cloud
Eingang aus vielen Lieferanten und Formaten Beide Formate akzeptieren und in einen einheitlichen Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozess überführen

Was bedeutet das für Ihren Rechnungseingang?

Für den Empfang ist die Antwort einfach: Sie sollten beide Formate verarbeiten können – plus klassische PDFs und Scans, die während der Übergangsfristen weiter eintreffen. Genau das ist die Aufgabe eines guten Rechnungseingangs: unterschiedliche Formate in einen Prozess überführen, statt für jedes Format einen Sonderweg zu pflegen.

Wie SALinvoice alle gängigen Formate in denselben Workflow bringt, lesen Sie auf der Seite Rechnungsformate. Den großen Überblick zu Pflichten und Fristen gibt der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Offizielle Quellen

Die Spezifikationen beider Formate stammen direkt von den zuständigen Standard-Trägern:

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnungsansicht. ZUGFeRD (bzw. Factur-X) ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei – lesbar für Menschen und Maschinen zugleich.

Sind XRechnung und ZUGFeRD beide gesetzeskonform?

Ja. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen damit die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich – ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Welches Format soll ich verwenden?

Für den Versand an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung oft vorgeschrieben. Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD beliebt, weil die PDF-Ansicht den Umstieg erleichtert. Für den Empfang sollten Sie ohnehin beide Formate verarbeiten können.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Datei öffnen und ansehen?

Die PDF-Ansicht öffnen Sie in jedem PDF-Reader wie eine normale Rechnung. Das eingebettete XML finden Sie über die Anhang-Funktion des Readers (z. B. das Büroklammer-Symbol in Adobe Acrobat) oder über spezielle ZUGFeRD-Viewer und -Validatoren.

Wer entscheidet, ob eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD kommt?

Im B2B-Bereich grundsätzlich der Rechnungssteller, solange das Format der Norm EN 16931 entspricht. Empfänger sollten deshalb beide Formate verarbeiten können. Öffentliche Auftraggeber geben das Format dagegen meist selbst vor, in der Praxis häufig XRechnung mit Leitweg-ID.