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XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschied erklärt

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht – aber sie funktionieren grundverschieden. Hier der Unterschied in unter fünf Minuten.

XRechnung und ZUGFeRD tauchen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht ständig gemeinsam auf – als wären sie dasselbe. Sind sie aber nicht. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, doch technisch sind sie sehr unterschiedlich aufgebaut.

Der Kern in einem Satz

XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML. Alles andere folgt aus diesem einen Unterschied.

XRechnung: reine Daten

Eine XRechnung ist eine XML-Datei – ein strukturierter Datensatz ohne visuelle Aufbereitung. Öffnet man sie ohne passendes Programm, sieht man nur Code, keine klassische Rechnung.

  • Vorteil: maximal maschinenlesbar, eindeutig, schlank.
  • Nachteil: ohne Viewer für Menschen kaum zu lesen.
  • Typischer Einsatz: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, bei denen XRechnung vorgeschrieben ist.

ZUGFeRD / Factur-X: das Beste aus beiden Welten

ZUGFeRD (in der deutsch-französischen Variante Factur-X) ist ein hybrides Format: Eine ganz normale PDF-Datei trägt die strukturierten Rechnungsdaten als eingebettetes XML in sich.

  • Vorteil: Menschen sehen die gewohnte PDF-Ansicht, Maschinen lesen das XML.
  • Nachteil: etwas größer; bei maschineller Verarbeitung muss das XML aus der PDF extrahiert werden.
  • Typischer Einsatz: B2B-Rechnungen, bei denen die sichtbare Ansicht den Umstieg erleichtert.

So ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut

Technisch ist eine ZUGFeRD-Datei eine PDF/A-3-Datei — ein Archivformat, das das Einbetten weiterer Dateien erlaubt. Genau das nutzt ZUGFeRD: In der PDF steckt eine XML-Datei mit sämtlichen Rechnungsdaten, in aktuellen Versionen heißt sie factur-x.xml.

rechnung-2026-0815.pdf     ← sichtbare Rechnung (PDF/A-3)
└─ factur-x.xml            ← eingebettete Rechnungsdaten als XML

Das XML folgt dem UN/CEFACT-Standard „Cross Industry Invoice“. Ein stark vereinfachter Ausschnitt sieht so aus:

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>RE-2026-0815</ram:ID>      <!-- Rechnungsnummer -->
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>   <!-- 380 = Handelsrechnung -->
  <ram:IssueDateTime>
    <udt:DateTimeString format="102">20260706</udt:DateTimeString>
  </ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>

Für den Alltag heißt das: Sie können eine ZUGFeRD-Rechnung in jedem PDF-Reader öffnen und lesen. Software greift stattdessen direkt auf das eingebettete XML zu — ohne Texterkennung, ohne Interpretationsspielraum.

Die ZUGFeRD-Profile: von MINIMUM bis XRECHNUNG

ZUGFeRD definiert mehrere Profile, die festlegen, wie viele strukturierte Daten das eingebettete XML enthält:

Profil Inhalt Erfüllt die E-Rechnungspflicht?
MINIMUM nur Eckdaten (Buchungshilfe) nein
BASIC WL Kopf- und Fußdaten, ohne Rechnungspositionen nein
BASIC strukturierte Daten inkl. Positionen (EN-16931-Teilmenge) ja
EN 16931 (COMFORT) vollständiger Kern-Datensatz der Norm ja
EXTENDED Erweiterungen über die Norm hinaus ja
XRECHNUNG XML entspricht der XRechnung-Spezifikation ja

Zwei Punkte sind wichtig: MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Und das Profil XRECHNUNG schlägt die Brücke zwischen beiden Welten: Die PDF trägt ein XML in sich, das der XRechnung-Spezifikation entspricht — hybride Ansicht außen, XRechnung-Daten innen.

ZUGFeRD oder Factur-X — wo ist der Unterschied?

Kurz: Es gibt praktisch keinen. Factur-X ist der französische Name desselben Standards, entwickelt vom deutschen FeRD gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch identisch: gleiche Profile, gleiches eingebettetes XML (factur-x.xml). Eine als Factur-X ausgestellte Rechnung ist also eine ZUGFeRD-Rechnung — und umgekehrt.

Gegenüberstellung

Merkmal XRechnung ZUGFeRD / Factur-X
Aufbau reines XML PDF + eingebettetes XML
Für Menschen lesbar nur mit Viewer ja (PDF-Ansicht)
Norm EN 16931 ja ja (ab 2.0.1)
Häufig bei öffentlichen Auftraggebern B2B allgemein

ZUGFeRD-Rechnungen ohne Cloud verarbeiten

Ein häufiges Missverständnis: Für die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen sei zwingend ein Cloud-Dienst nötig. Tatsächlich lässt sich das eingebettete XML lokal extrahieren und weiterverarbeiten — der Standard ist offen dokumentiert und bewusst systemneutral. Ob die Verarbeitung in der Cloud oder on-premises läuft, ist eine Architekturentscheidung der eingesetzten Software, keine Vorgabe des Formats. Für Unternehmen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Vorgaben ist das relevant: E-Rechnungen nach ZUGFeRD lassen sich verarbeiten, ohne dass Rechnungsdaten das eigene Haus verlassen müssen.

Was bedeutet das für Ihren Rechnungseingang?

Für den Empfang ist die Antwort einfach: Sie sollten beide Formate verarbeiten können – plus klassische PDFs und Scans, die während der Übergangsfristen weiter eintreffen. Genau das ist die Aufgabe eines guten Rechnungseingangs: unterschiedliche Formate in einen Prozess überführen, statt für jedes Format einen Sonderweg zu pflegen.

Wie SALinvoice alle gängigen Formate in denselben Workflow bringt, lesen Sie auf der Seite Rechnungsformate. Den großen Überblick zu Pflichten und Fristen gibt der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Offizielle Quellen

Die Spezifikationen beider Formate stammen direkt von den zuständigen Standard-Trägern:

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnungsansicht. ZUGFeRD (bzw. Factur-X) ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei – lesbar für Menschen und Maschinen zugleich.

Sind XRechnung und ZUGFeRD beide gesetzeskonform?

Ja. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen damit die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich – ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Welches Format soll ich verwenden?

Für den Versand an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung oft vorgeschrieben. Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD beliebt, weil die PDF-Ansicht den Umstieg erleichtert. Für den Empfang sollten Sie ohnehin beide Formate verarbeiten können.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Datei öffnen und ansehen?

Die PDF-Ansicht öffnen Sie in jedem PDF-Reader wie eine normale Rechnung. Das eingebettete XML finden Sie über die Anhang-Funktion des Readers (z. B. das Büroklammer-Symbol in Adobe Acrobat) oder über spezielle ZUGFeRD-Viewer und -Validatoren.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Die Profile unterscheiden sich im Umfang der strukturierten Daten. Für die E-Rechnungspflicht geeignet sind erst Profile ab BASIC — MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten.

Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?

Im Ergebnis ja: Factur-X ist der französische Name des gemeinsam entwickelten Standards. Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch identisch — gleiche Profile, gleiche eingebettete XML-Datei (factur-x.xml).

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen ohne Cloud verarbeiten?

Ja. Das eingebettete XML lässt sich lokal extrahieren und weiterverarbeiten — der Standard ist offen dokumentiert und schreibt keinen Betriebsweg vor. Ob Cloud oder On-Premises, ist eine Entscheidung Ihrer Software, keine Vorgabe des Formats.