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XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschied erklärt

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht – aber sie funktionieren grundverschieden. Hier der Unterschied in unter fünf Minuten.

Salini Team
6 Min. Lesezeit

XRechnung und ZUGFeRD tauchen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht ständig gemeinsam auf – als wären sie dasselbe. Sind sie aber nicht. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, doch technisch sind sie sehr unterschiedlich aufgebaut.

Der Kern in einem Satz

XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML. Alles andere folgt aus diesem einen Unterschied.

XRechnung: reine Daten

Eine XRechnung ist eine XML-Datei – ein strukturierter Datensatz ohne visuelle Aufbereitung. Öffnet man sie ohne passendes Programm, sieht man nur Code, keine klassische Rechnung.

  • Vorteil: maximal maschinenlesbar, eindeutig, schlank.
  • Nachteil: ohne Viewer für Menschen kaum zu lesen.
  • Typischer Einsatz: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, bei denen XRechnung vorgeschrieben ist.

ZUGFeRD / Factur-X: das Beste aus beiden Welten

ZUGFeRD (in der deutsch-französischen Variante Factur-X) ist ein hybrides Format: Eine ganz normale PDF-Datei trägt die strukturierten Rechnungsdaten als eingebettetes XML in sich.

  • Vorteil: Menschen sehen die gewohnte PDF-Ansicht, Maschinen lesen das XML.
  • Nachteil: etwas größer; bei maschineller Verarbeitung muss das XML aus der PDF extrahiert werden.
  • Typischer Einsatz: B2B-Rechnungen, bei denen die sichtbare Ansicht den Umstieg erleichtert.

So ist eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut

Technisch ist eine ZUGFeRD-Datei eine PDF/A-3-Datei — ein Archivformat, das das Einbetten weiterer Dateien erlaubt. Genau das nutzt ZUGFeRD: In der PDF steckt eine XML-Datei mit sämtlichen Rechnungsdaten, in aktuellen Versionen heißt sie factur-x.xml.

rechnung-2026-0815.pdf     ← sichtbare Rechnung (PDF/A-3)
└─ factur-x.xml            ← eingebettete Rechnungsdaten als XML

Das XML folgt dem UN/CEFACT-Standard „Cross Industry Invoice“. Ein stark vereinfachter Ausschnitt sieht so aus:

<rsm:ExchangedDocument>
  <ram:ID>RE-2026-0815</ram:ID>      <!-- Rechnungsnummer -->
  <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>   <!-- 380 = Handelsrechnung -->
  <ram:IssueDateTime>
    <udt:DateTimeString format="102">20260706</udt:DateTimeString>
  </ram:IssueDateTime>
</rsm:ExchangedDocument>

Für den Alltag heißt das: Sie können eine ZUGFeRD-Rechnung in jedem PDF-Reader öffnen und lesen. Software greift stattdessen direkt auf das eingebettete XML zu — ohne Texterkennung, ohne Interpretationsspielraum.

Die ZUGFeRD-Profile: von MINIMUM bis EXTENDED

ZUGFeRD definiert mehrere Profile, die festlegen, wie viele strukturierte Daten das eingebettete XML enthält:

Profil Inhalt Erfüllt die E-Rechnungspflicht?
MINIMUM nur Eckdaten (Buchungshilfe) nein
BASIC WL Kopf- und Fußdaten, ohne Rechnungspositionen nein
BASIC strukturierte Rechnungsdaten einschließlich Positionen ja
EN 16931 (COMFORT) vollständiger Kern-Datensatz der Norm ja
EXTENDED Erweiterungen über die Norm hinaus ja

Zwei Punkte sind wichtig: MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht, weil der strukturierte Teil nicht alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Ältere ZUGFeRD-Versionen boten zeitweise zusätzlich ein Referenzprofil XRECHNUNG. Das aktuelle gemeinsame Release ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 arbeitet mit den fünf oben genannten Profilen. Welche Version und welches Profil Sie für einen konkreten Prozess wählen, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD-Versionen und Profile.

ZUGFeRD 1.0, 2.x und die aktuelle Version 2.5

ZUGFeRD 1.0 stammt aus der Zeit vor der heutigen gemeinsamen Factur-X-Entwicklung und bildet nicht den aktuellen Stand für die deutsche E-Rechnungspflicht ab. Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als grundsätzlich geeignet – mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC WL. Für Neuimplementierungen ist dennoch nicht irgendeine 2.x-Version die richtige Wahl: FeRD veröffentlicht aktualisierte Schemata, Geschäftsregeln und Codelisten.

Seit Juli 2026 empfiehlt FeRD ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09. Das Release aktualisiert Validierungsartefakte und Codelisten, basiert auf UN/CEFACT CII D22B und bleibt laut FeRD zu D16B rückwärtskompatibel. Entscheidend für einen produktiven Prozess sind deshalb drei getrennte Prüfungen:

  1. Ist die Version im Ein- oder Ausgangssystem unterstützt?
  2. Passt das Profil zum Geschäftsvorfall?
  3. Besteht das konkrete XML die zur Version und zum Profil gehörende Validierung?

ZUGFeRD oder Factur-X — wo ist der Unterschied?

Kurz: Es gibt beim aktuellen Standard praktisch keinen technischen Unterschied. Factur-X ist die französische Bezeichnung des gemeinsam entwickelten Formats, das FeRD und FNFE-MPE gemeinsam pflegen. ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09 sind laut FeRD technisch identisch: gleiche fünf Profile und dieselben Validierungsartefakte. Eine Detailerklärung liefert Factur-X im Versions- und Profilvergleich.

Gegenüberstellung

Entscheidungskriterium XRechnung ZUGFeRD / Factur-X
Aufbau reines XML PDF + eingebettetes XML
Für Menschen lesbar nur mit Viewer ja (PDF-Ansicht)
XML-Syntax UBL oder UN/CEFACT CII UN/CEFACT CII
Norm EN 16931 ja, als deutsche CIUS je nach Profil; BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen
Typischer Transport Portal, E-Mail, Schnittstelle oder PEPPOL E-Mail, Portal oder Schnittstelle; PEPPOL ist ein separater Übertragungsweg
Häufige Stärke eindeutige maschinelle Verarbeitung, B2G-Anforderungen sichtbare PDF und strukturierte Daten in einer Datei
Typische Wahl wenn der Empfänger XRechnung fordert wenn B2B-Partner PDF-Sicht und XML gemeinsam benötigen

Welche Lösung passt zu welchem Fall?

Ausgangslage Sinnvolle Entscheidung
Öffentlicher Auftraggeber fordert XRechnung und Leitweg-ID XRechnung nach der aktuell geforderten KoSIT-Version und dem vorgegebenen Übertragungsweg
B2B-Empfänger möchte eine lesbare PDF und maschinenlesbare Daten ZUGFeRD im geeigneten rechtskonformen Profil
Internationaler Partner verlangt Zustellung über ein Netzwerk Format- und Transportanforderung getrennt prüfen; PEPPOL ist nicht dasselbe wie ZUGFeRD
Rechnungsdaten dürfen die eigene Infrastruktur nicht verlassen ZUGFeRD lässt sich lokal verarbeiten; Architektur und Validierung beschreibt ZUGFeRD ohne Cloud
Eingang aus vielen Lieferanten und Formaten Beide Formate akzeptieren und in einen einheitlichen Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozess überführen

ZUGFeRD-Rechnungen ohne Cloud verarbeiten

Ein häufiges Missverständnis: Für die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen sei zwingend ein Cloud-Dienst nötig. Tatsächlich lässt sich das eingebettete XML lokal extrahieren und weiterverarbeiten — der Standard ist offen dokumentiert und bewusst systemneutral. Ob die Verarbeitung in der Cloud oder on-premises läuft, ist eine Architekturentscheidung der eingesetzten Software, keine Vorgabe des Formats. Für Unternehmen mit strengen Datenschutz- oder Compliance-Vorgaben ist das relevant: E-Rechnungen nach ZUGFeRD lassen sich verarbeiten, ohne dass Rechnungsdaten das eigene Haus verlassen müssen.

Welche Komponenten dafür lokal betrieben werden müssen und wo die Sicherheitsgrenzen liegen, zeigt der Leitfaden ZUGFeRD ohne Cloud verarbeiten.

Was bedeutet das für Ihren Rechnungseingang?

Für den Empfang ist die Antwort einfach: Sie sollten beide Formate verarbeiten können – plus klassische PDFs und Scans, die während der Übergangsfristen weiter eintreffen. Genau das ist die Aufgabe eines guten Rechnungseingangs: unterschiedliche Formate in einen Prozess überführen, statt für jedes Format einen Sonderweg zu pflegen.

Wie SALinvoice alle gängigen Formate in denselben Workflow bringt, lesen Sie auf der Seite Rechnungsformate. Den großen Überblick zu Pflichten und Fristen gibt der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Offizielle Quellen

Die Spezifikationen beider Formate stammen direkt von den zuständigen Standard-Trägern:

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare Rechnungsansicht. ZUGFeRD (bzw. Factur-X) ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei – lesbar für Menschen und Maschinen zugleich.

Sind XRechnung und ZUGFeRD beide gesetzeskonform?

Ja. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen damit die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich – ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Welches Format soll ich verwenden?

Für den Versand an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung oft vorgeschrieben. Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD beliebt, weil die PDF-Ansicht den Umstieg erleichtert. Für den Empfang sollten Sie ohnehin beide Formate verarbeiten können.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Datei öffnen und ansehen?

Die PDF-Ansicht öffnen Sie in jedem PDF-Reader wie eine normale Rechnung. Das eingebettete XML finden Sie über die Anhang-Funktion des Readers (z. B. das Büroklammer-Symbol in Adobe Acrobat) oder über spezielle ZUGFeRD-Viewer und -Validatoren.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

Das aktuelle ZUGFeRD-2.5-Paket unterscheidet fünf Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED. Für die E-Rechnungspflicht geeignet sind BASIC, EN 16931 und EXTENDED; MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht aus.

Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?

Im Ergebnis ja: Factur-X ist die französische Bezeichnung des gemeinsam entwickelten Standards. Die aktuellen Releases ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09 sind technisch identisch und verwenden dieselben fünf Profile.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen ohne Cloud verarbeiten?

Ja. Das eingebettete XML lässt sich lokal extrahieren und weiterverarbeiten — der Standard ist offen dokumentiert und schreibt keinen Betriebsweg vor. Ob Cloud oder On-Premises, ist eine Entscheidung Ihrer Software, keine Vorgabe des Formats.