Jedes Format. Ein Prozess.

PDF, Scan, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, PEPPOL: Alles landet im selben Workflow.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten: Formatvielfalt ist der Normalfall

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Gleichzeitig treffen weiter PDF, Scans und Mischformen ein. Wer viele Lieferanten oder Gesellschaften betreut, bekommt XRechnung, ZUGFeRD und klassische Belege nebeneinander. Ein produktiver Rechnungseingang muss diese Vielfalt ohne Sonderwege abfangen.

  • Ein Prozess für alle Formate und Eingangskanäle
  • Weniger manuelle Sortierung vor der Prüfung
  • Einheitliche Datengrundlage für die Weiterverarbeitung

XRechnung, ZUGFeRD & PEPPOL: strukturierte Daten voll nutzen

Wenn Rechnungsdaten schon strukturiert vorliegen (als XRechnung-XML, im eingebetteten XML einer ZUGFeRD-Rechnung oder über das PEPPOL-Netzwerk), nutzt SALinvoice sie direkt, statt sie erneut zu erkennen. Der Beleg durchläuft dieselben Freigabe- und Buchungsschritte wie jede andere Rechnung.

  • XRechnung-XML wird direkt ausgelesen und prüfbar dargestellt
  • ZUGFeRD: eingebettetes XML wird automatisch extrahiert
  • Kein Medienbruch zwischen E-Rechnung und Workflow

Auch PDF-Rechnungen und Scans werden anschlussfähig

PDFs und Scans brauchen Datenerkennung, Validierung und klare Sichtbarkeit der extrahierten Inhalte. Das ist entscheidend, damit Finance nicht wieder in manuelle Vorarbeit zurückfällt.

  • Extraktion relevanter Felder und Summen
  • Klare Prüfung statt Blackbox
  • Bessere Datenbasis für Freigabe und Kontierung

Häufige Fragen

Welche Rechnungsformate muss ich seit 2025 empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 empfangen können. In der Praxis sind das XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Daneben treffen während der Übergangsfristen weiterhin klassische PDF- und Papierrechnungen ein.

Wie verarbeite ich eine XRechnung im Rechnungseingang?

Eine XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Rechnungsansicht. SALinvoice liest die strukturierten Daten direkt aus, stellt sie prüfbar dar und überführt den Beleg in denselben Freigabe- und Kontierungsprozess wie jede andere Eingangsrechnung.

Wie empfange ich ZUGFeRD-Rechnungen?

ZUGFeRD-Rechnungen kommen als PDF mit eingebettetem XML, meist per E-Mail. SALinvoice erkennt das hybride Format automatisch, extrahiert die strukturierten Rechnungsdaten aus der PDF und verarbeitet sie ohne manuelles Zutun weiter.

Was ist PEPPOL und wofür brauche ich es?

PEPPOL ist ein standardisiertes Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente, über das E-Rechnungen direkt von System zu System übertragen werden. Verbreitet ist es vor allem im öffentlichen Auftragswesen und international. SALinvoice führt PEPPOL-Rechnungen in denselben Eingangsprozess wie alle anderen Formate.

Was passiert mit klassischen PDF-Rechnungen und Scans?

Sie bleiben verarbeitbar: Die Datenerkennung extrahiert Kopf- und Positionsdaten, validiert sie und macht die Inhalte für Prüfung, Freigabe und Kontierung sichtbar, im selben Workflow wie strukturierte E-Rechnungen.

Jörn Salini, Geschäftsführer
Jörn SaliniGeschäftsführer
Andreas Trinczek, Ihr Ansprechpartner
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